Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen via onze publieke website taxibuddy.be (inclusief onboardingformulieren), waarom we ze gebruiken, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt niet voor:

• Het gebruik van de TaxiBuddy mobiele app door ingelogde chauffeurs en beheerders — zie Privacyverklaring app.
• Cookies in detail. Daarvoor verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.
• De verwerking die wij doen in opdracht van een taxibedrijfklant (chauffeurs-, rit- en passagiersgegevens in het platform). Daar is het taxibedrijf zelf de verantwoordelijke en wij verwerken op basis van een Verwerkersovereenkomst (DPA).

De gegevens die wij als eigen verwerkingsverantwoordelijke over onze klanten verwerken — de onboarding-aanvraag én de klantrelatie en facturatie na het contract — vallen wél onder deze verklaring (zie sectie 3).

Wij hebben geen Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld omdat onze organisatie hier wettelijk niet toe verplicht is: onze kernactiviteiten omvatten geen grootschalige, stelselmatige monitoring van betrokkenen en geen grootschalige verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (Art. 37 GDPR).

Onze interne contactpersoon voor privacy is zaakvoerder Jarno Cools. Alle privacy-gerelateerde vragen, verzoeken en meldingen kan u sturen naar privacy@taxibuddy.be.

a. Technische informatie bij uw bezoek. Om misbruik van onze website en formulieren te voorkomen, verwerken onze servers kortstondig uw IP-adres voor rate-limiting (het beperken van het aantal aanvragen per bezoeker). Dat gebeurt uitsluitend in het werkgeheugen van de server; het IP-adres wordt daarbuiten niet opgeslagen en niet aan uw aanvraag gekoppeld. (Eén uitzondering: bij de aanvaarding van de overeenkomst leggen wij het IP-adres wél vast, als onderdeel van het bewijs — zie punt e hieronder.) Daarnaast houden onze hostingpartijen standaard, kortlopende toegangslogs bij (zie sectie 5).

b. Onboarding-aanvraag formulier (taxibedrijven). Wanneer u als taxibedrijf een onboarding-aanvraag indient (vóór er een contract is), verwerken wij:

• Bedrijfsnaam
• BTW- of KBO-nummer
• Bedrijfsadres
• Naam, e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon
• Taalvoorkeur
• IBAN van de bankrekening van uw taxibedrijf (niet de rekening waarmee u ons betaalt): het komt bij uw bedrijfsgegevens in de app, bij de gegevens van elke rit en op uw maandelijks transactieoverzicht
• De gemeente die uw IBP-vergunning uitreikt, en of u zelf rijdt
• Optioneel, de gegevens van een voertuig (nummerplaat, chassisnummer, merk, model en het voertuig-ID op uw vergunning). Start u een nieuw taxibedrijf, dan komen ze op uw testdocumenten voor de gemeente; vult u nummerplaat, chassisnummer, merk en model in, dan maken wij er bij de activatie ook uw eerste voertuig in de app mee aan
• Uw login-identiteit zodra u een account aanmaakt om de aanvraag verder te zetten (via Auth0, onze identity-provider — zie sectie 5)
• Status-informatie van uw aanvraag (in onderzoek, goedgekeurd, etc.)
• Interne opvolging door onze medewerkers: notities en labels bij uw aanvraag, en de reden wanneer wij een aanvraag parkeren omdat wij er geen activatie meer van verwachten

Bij het invullen controleren wij het opgegeven ondernemingsnummer bij VIES, de publieke BTW-validatiedienst van de Europese Commissie, om uw bedrijfsgegevens correct voor in te vullen. Daarbij wordt enkel het nummer aan VIES doorgegeven.

c. Botdetectie op formulieren. Op het onboardingformulier maken wij gebruik van Google reCAPTCHA v3 om automatische aanvragen (bots) te onderscheiden van echte bezoekers. reCAPTCHA verzamelt daarbij, ook zonder dat u iets aanklikt, beperkte technische informatie zoals uw IP-adres, browser-vingerafdruk en muis- of typgedrag op de pagina.

d. Cookies en analytics. Voor de gedetailleerde lijst van cookies die wij plaatsen, zie onze Cookieverklaring. Beknopt: essentiële cookies (cookie-keuze, sessiebeheer) zonder consent; Google Analytics 4 uitsluitend na uw expliciete toestemming via de cookie-banner — zonder toestemming wordt het Google-script niet eens geladen. Met die toestemming krijgt Google Analytics ook het ID van uw aanvraag wanneer u ze met succes indient, en bij de activatie van uw abonnement het gefactureerde bedrag en een transactie-referentie.

e. Klantrelatie en facturatie (na activatie van uw abonnement). Wordt uw aanvraag een contract, dan verwerken wij als eigen verwerkingsverantwoordelijke de gegevens die nodig zijn om de klantrelatie te beheren en te factureren:

• Bedrijfs- en contactgegevens (bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, contactpersoon met e-mail en telefoon)
• Abonnements- en factuurgegevens: facturen, bedragen, betaalstatus, gestructureerde mededelingen (OGM), betalingsherinneringen, aanmaningen en wettelijke kennisgevingen
• Banktransactiegegevens van binnenkomende betalingen op onze rekening — naam van de betaler, IBAN, mededeling, bedrag en datum — die wij via onze bank-koppeling ophalen om betalingen automatisch aan facturen te koppelen
• Statuswijzigingen en audit-logs van uw klantaccount (wie deed wat, wanneer)
• Interne notities van onze medewerkers bij uw klantdossier
• Bewijs van contractaanvaarding: wanneer u de Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst aanvaardt, leggen wij de naam van de ondertekenaar, de geplaatste handtekening (als afbeelding), het tijdstip, het IP-adres waarvan de aanvaarding kwam en de aanvaarde documentversies vast; die gegevens komen ook in de ondertekende overeenkomst (PDF) en in de audit-log van uw klantaccount
• Een volledige kopie van de belangrijke e-mails die wij u over uw contract sturen: de bevestiging van uw ondertekening, kennisgevingen van wijzigingen in onze voorwaarden, betalingsherinneringen, ingebrekestellingen, de schorsing en heractivatie van uw abonnement en de bevestiging van een opzegging of beëindiging. Wij bewaren het adres waarnaar de e-mail vertrok, het onderwerp, de inhoud en de bijlagen zoals ze verstuurd werden, en het tijdstip waarop uw mailserver de e-mail aanvaardde

Deze gegevens zijn persoonsgegevens wanneer de klant een natuurlijke persoon is (eenmanszaak), en voor zover ze een natuurlijke persoon identificeren (zoals de contactpersoon of een betaler).

f. Contact via WhatsApp. Op verschillende plaatsen op de website en in de onboarding kan u ons via WhatsApp bereiken: voor vragen, om het betaalbewijs van uw eerste factuur door te sturen, of om te laten weten dat u wil horen wanneer TaxiBuddy in uw gewest beschikbaar wordt. Wij verwerken dan uw telefoonnummer, uw naam zoals u die in WhatsApp toont, de inhoud van het gesprek en de bijlagen die u stuurt. Een betaalbewijs gebruiken wij enkel om uw betaling aan de factuur te koppelen. WhatsApp is een dienst van Meta Platforms Ireland Limited, die als aparte verwerkingsverantwoordelijke uw telefoonnummer en gebruiksgegevens verwerkt volgens haar eigen privacybeleid (zie sectie 5).

g. Beoordelingen op onze homepage. Op de homepage tonen wij enkele openbare beoordelingen van de TaxiBuddy-app uit de App Store en Google Play: de tekst, het aantal sterren, de datum en de naam waaronder de auteur de beoordeling in de store publiceerde. Wij namen die gegevens over uit de store, samen met de referentie van de beoordeling daar, en zetten ze vast in de code van onze website; bij uw bezoek wordt daarvoor niets bij Apple of Google opgevraagd. Wij doen dat op grond van ons gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) GDPR): bezoekers laten zien wat gebruikers over de app zeggen. Bent u de auteur en wil u niet langer op onze website staan, stuur dan een e-mail naar privacy@taxibuddy.be; wij halen uw beoordeling dan weg.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor:

• Profilering
• Doorverkoop aan derden
• Externe marketing-campagnes buiten TaxiBuddy zelf

Eén beslissing neemt het platform wel automatisch: blijft een factuur ook na onze ingebrekestelling onbetaald, dan schorst het uw abonnement (artikel 10.7 van de Algemene Voorwaarden). U kan altijd vragen dat een medewerker die schorsing nakijkt, en u kan uw standpunt geven of de schorsing betwisten via info@taxibuddy.be.

Wij geven uw gegevens enkel door aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die ons helpen om de website en onze dienstverlening te laten draaien. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Het opgegeven ondernemingsnummer wordt bij de onboarding gecontroleerd bij VIES (Europese Commissie) — een publieke validatiedienst, geen verwerker van ons.

Heeft uw taxibedrijf een Vlaamse vergunning, dan testen wij tijdens de onboarding uw koppeling met Chiron, het systeem van de Vlaamse overheid voor de registratie van taxiritten. Wij gebruiken daarvoor de Chiron-toegangsgegevens die u ingeeft. Start u een nieuw taxibedrijf, dan sturen wij daarbij enkele testritten naar de testomgeving van Chiron, met fictieve voertuig- en chauffeursgegevens maar met het ondernemingsnummer en de naam van uw bedrijf. Chiron is geen verwerker van ons, maar een aparte verwerkingsverantwoordelijke (overheid) met een eigen wettelijk regime.

Op de Chiron-instructiepagina's in de onboarding tonen wij daarnaast een instructievideo van de Vlaamse overheid die rechtstreeks van assets.vlaanderen.be laadt; bij het bekijken van die pagina of video ontvangt die dienst — zoals bij elke webserver — uw IP-adres en browsergegevens. Wij sturen er zelf geen gegevens naartoe.

Contacteert u ons via WhatsApp, dan verwerkt Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp) als aparte verwerkingsverantwoordelijke uw telefoonnummer, toestel- en gebruiksgegevens volgens het WhatsApp-privacybeleid; de inhoud van berichten is end-to-end versleuteld. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten steunt Meta op het EU-VS Data Privacy Framework en op standaardcontractbepalingen. Wij gebruiken WhatsApp niet voor marketing.

Blijft een factuur ook na onze ingebrekestelling onbetaald, dan kunnen wij de invordering overdragen aan het incassobureau TCM Belgium nv (Industriepark 6, 3300 Tienen). TCM krijgt dan wat nodig is om de openstaande facturen te innen: de naam, het adres, het btw-nummer, het e-mailadres en het telefoonnummer van uw bedrijf, de openstaande facturen, onze ingebrekestellingen, een overzicht van de geleverde dienst, de stukken die de vordering staven (zoals e-mails over de factuur of een opzegging) en het bewijs dat u de Algemene Voorwaarden aanvaardde (naam van de ondertekenaar, handtekening, tijdstip en IP-adres). TCM vordert enkel het bedrag van de facturen en verwerkt die gegevens als aparte verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid op tcm.be. Moet een dossier toch naar de rechter, dan krijgen ook een advocaat of een gerechtsdeurwaarder die gegevens.

Voor een complete lijst van alle externe partijen die TaxiBuddy gebruikt (inclusief in ons SaaS-platform), zie onze Sub-processor lijst.

Wij delen uw gegevens niet met:

• Marketing-platformen of advertentienetwerken
• Andere taxibedrijven of platformen
• Derden voor commerciële doeleinden

Wij kunnen verplicht zijn uw gegevens te delen met bevoegde overheden bij een wettelijk verzoek (politie, rechtbank, fiscus).

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verzamelden.

Voor onze volledige retentie-policy voor het SaaS-platform is een samenvatting beschikbaar op aanvraag via privacy@taxibuddy.be.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleuteling tijdens transport: alle communicatie met taxibuddy.be verloopt via HTTPS (TLS 1.2 of hoger)
• Versleuteling in opslag: databases bij Microsoft Azure gebruiken transparante data-encryptie (TDE)
• Toegangsbeperking: enkel personen die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot uw gegevens
• Dataminimalisatie: het IP-adres voor misbruik-preventie blijft in het werkgeheugen en wordt niet opgeslagen; enkel bij de aanvaarding van de overeenkomst leggen wij het IP-adres vast als bewijs (zie secties 3e en 6)
• Logging en monitoring: verdacht gedrag wordt gedetecteerd en onderzocht
• Periodieke evaluatie: onze beveiligingsmaatregelen worden minstens jaarlijks geëvalueerd

Geen enkel systeem is volledig waterdicht. Indien er ooit een datalek zou plaatsvinden waarbij uw gegevens betrokken zijn, melden wij dit aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur en, indien er een hoog risico voor u is, ook rechtstreeks aan u.

Onder de GDPR heeft u de volgende rechten over uw persoonsgegevens:

Stuur ons een e-mail naar privacy@taxibuddy.be met:

• Welk recht u wil uitoefenen
• Op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft
• Een manier waarop wij uw identiteit kunnen verifiëren (bv. antwoord vanuit het e-mailadres dat u bij ons gebruikte)

Wij behandelen uw verzoek binnen één maand na ontvangst. Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij brengen u daarvan op de hoogte binnen de eerste maand.

Er zijn geen kosten verbonden aan het uitoefenen van uw rechten, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel: +32 2 274 48 00
• contact@apd-gba.be
• gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij raden aan om eerst contact op te nemen met ons (privacy@taxibuddy.be) zodat wij eventuele zorgen direct kunnen aanpakken, maar u bent uiteraard niet verplicht om dat te doen.

Op deze privacyverklaring en op alle verwerking die wij hierin beschrijven, is het Belgisch recht van toepassing, aangevuld met de rechtstreeks toepasselijke Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Voor geschillen die niet via onderlinge afspraak of via de Gegevensbeschermingsautoriteit opgelost geraken, zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd. Dit doet geen afbreuk aan uw recht als betrokkene om een vordering in te stellen bij de rechtbanken van de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft (Art. 79(2) GDPR).

Wanneer wij deze privacyverklaring wijzigen, passen wij het versie-nummer en de datum bovenaan deze pagina aan; de actuele versie staat steeds op deze pagina. Bent u klant van TaxiBuddy, dan informeren wij de bij ons geregistreerde contactpersoon per e-mail over significante wijzigingen die de klantrelatie raken (sectie 3e), zoals nieuwe verwerkingsdoelen of nieuwe categorieën van ontvangers.