1. Waarover gaat deze verklaring?
Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u de TaxiBuddy mobile app gebruikt als chauffeur of als beheerder van een taxibedrijf — waarom we ze verwerken, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze verklaring geldt niet voor:
- Het gebruik van de publieke website taxibuddy.be — zie Privacyverklaring website.
- Cookies en analytics op de website — zie Cookieverklaring.
- Passagiers van het taxibedrijf — zij krijgen hun informatie via hun taxibedrijf.
2. Wie zijn wij — en wie is uw controller?
Belangrijk verschil met de website-verklaring: voor het overgrote deel van de gegevens die wij via de app verwerken, is uw taxibedrijf de verwerkingsverantwoordelijke (controller) en zijn wij de verwerker (processor). Wij verwerken uw data in opdracht van uw taxibedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst (DPA).
| Gegeven | Waarde |
|---|---|
| Verwerker (processor) | Cools IT Solutions BV — handelend onder de naam TaxiBuddy |
| Adres | Dorp 4E bus 021, 2820 Bonheiden, België |
| KBO + BTW | BE 0803.017.171 |
| Zaakvoerder + privacy-contactpersoon | Jarno Cools |
| Contact (alle vragen) | privacy@taxibuddy.be |
| Verwerkingsverantwoordelijke (controller) | Uw taxibedrijf; de naam staat op elk vervoersbewijs en elke dienststaat die u in de app downloadt, en een beheerder ziet ze ook onder Profiel → Bedrijfsgegevens |
Wij hebben geen formele Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld: onze kernactiviteiten omvatten geen grootschalige, stelselmatige monitoring van betrokkenen en geen grootschalige verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (Art. 37 GDPR). Wij herbekijken dit wanneer het platform sterk groeit.
Wanneer is TaxiBuddy zelf controller? Voor enkele zaken die losstaan van de opdracht van uw taxibedrijf: app-prestatie-monitoring, beveiliging van het platform, accountbeheer bij Auth0 voor de inlog, de facturatie van het abonnement aan uw taxibedrijf, de afhandeling van uw supportmeldingen, en — samen met uw taxibedrijf — de push-meldingen. Voor deze beperkte set zijn wij (mede-)controller; zie de tabel in sectie 4.
3. Welke gegevens verwerken wij in de app?
a. Account- en profielgegevens. Bij eerste login en in uw profiel:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres (= uw login)
- Telefoonnummer
- Taalvoorkeur (NL/FR/EN/AR)
- Rol in het taxibedrijf (Beheerder of Chauffeur)
- Technische identity-provider-identifier na inloggen
- Voor chauffeurs: het pasnummer dat het vergunningsgebied van uw taxibedrijf vraagt. De app bewaart het in één veld en benoemt het per gebied: bestuurderpasnummer (Vlaanderen), nummer van het bekwaamheidsattest (Brussel en Wallonië) of chauffeursnummer (andere gebieden)
b. Locatiegegevens (in de chauffeurs-flows). Wanneer u een shift start of beëindigt of een rit start of beëindigt, vraagt de app eenmalig uw locatie op via de standaard besturingssysteem-API. Ook wanneer u een nieuwe rit voorbereidt doet de app één puntopname om het vertrekpunt voor te stellen — dat punt wordt pas bewaard wanneer u de rit effectief aanmaakt — en in de wizards voor ritten en diensten kan u zelf op "Huidige locatie gebruiken" tikken. Wij doen uitsluitend puntopnames op het moment van zo'n actie — er is geen continue achtergrond-tracking. Tussen acties (rit lopend, shift bezig) verzamelt de app geen locatiegegevens. Wanneer u de app sluit of de telefoon op slot zet, stopt elke locatie-verwerking. Gebruikt een beheerder deze chauffeurs-functies zelf (bijvoorbeeld een zaakvoerder die zelf rijdt), dan gelden deze opnames ook voor die beheerder.
Locatie is niet verplicht. Geeft u de app geen toegang tot uw locatie, staat locatie uit op uw toestel of lukt een opname niet, dan vraagt de app u het adres zelf te zoeken en te kiezen; bij het einde van een rit met een gepland bestemmingsadres neemt ze dat adres over. Wij bewaren dan de coördinaten van dat adres zoals Google Maps Platform ze teruggeeft, zonder aparte vermelding dat het geen gps-opname is. Voor een taxibedrijf met een Vlaamse vergunning gaan die coördinaten zo ook mee in de melding aan Chiron (zie sectie 5).
Per puntopname slaan wij op: breedte- en lengtegraad (lat/long, ~10 meter nauwkeurig; bij een zelf gekozen adres de coördinaten van dat adres), het tijdstip van de actie (het moment waarop u bevestigt, niet dat van de positiebepaling, of een eindtijd die u zelf kiest: "Eerder" bij het einde van een dienst, een eigen einduur na een rit van meer dan 70 uur), en het bijhorende type actie (start of einde van een shift, start of einde van een rit). Voor de start- en eindlocatie van zowel ritten als shifts vraagt de app, rechtstreeks vanaf uw toestel, ook een geocodeerd adres op bij Google Maps Platform. Behalve bij de start van een rit gebeuren de opname en die adresopvraging al bij het openen van het scherm, ook als u daarna annuleert (zie sectie 5).
c. Rit- en booking-gegevens (ingevoerd door Admins of, via de boekingspagina van het taxibedrijf, door de passagier; raadpleegbaar door Drivers): naam en telefoonnummer van de passagier; voor klanten in de klantenlijst (opdrachtgevers) ook een e-mailadres (een verplicht veld in de app) en optioneel adres, bedrijfsnaam en BTW-nummer; aantal reizigers, geplande starttijd, vertrek- en eindadres, prijsafspraak, betaalmethode, de eventuele fooi die de chauffeur na de rit registreert, annulering-reden + wie geannuleerd heeft, vrije notities. Deze data wordt ingevoerd door een Admin (dispatcher / fleet manager), of door de passagier zelf als hij een rit aanvraagt via de boekingspagina van het taxibedrijf; zo'n aanvraag bevat ook zijn e-mailadres en taal. De informatieplicht naar de passagier ligt bij het taxibedrijf — wij leveren daarvoor een template. Voor een taxibedrijf met een Waalse vergunning legt de chauffeur bij de start van elke rit ook het platform vast waarlangs de rit binnenkwam (bv. Uber, Bolt of Heetch), gekozen uit de lijst van het taxibedrijf of zelf ingevuld (vrije tekst, maximaal 50 tekens). Dat veld is daar verplicht; bij andere gebieden blijft het leeg. Rijdt de chauffeur onder een contract van uw taxibedrijf (enkel met een Vlaamse vergunning), dan legt de app bij de start van de rit dat contract vast: het nummer en de contractant. Bij zo'n contractrit en bij elke rit van een taxibedrijf met een Waalse vergunning legt de chauffeur ook de kilometerstand van het dashboard vast, bij het opstappen en bij het afzetten; in Wallonië bij een boeking ook bij het vertrek naar de klant. Die standen geven bij die ritten de afgelegde afstand en staan in Wallonië op de feuille de route. Bij de start van elke rit legt het Platform op die rit ook een kopie vast van uw voor- en achternaam en uw pasnummer, de nummerplaat en het voertuignummer, de gegevens van uw taxibedrijf, het tarief en de afgesproken prijs; het vervoerbewijs en, bij een Vlaamse vergunning, de melding aan Chiron gebruiken die kopie, ook als die gegevens later wijzigen.
d. Werktijd-/shift-gegevens. Per shift: driver-ID, voertuig-ID, start- en eindlocatie (lat/long + adres, zie b), start- en eindtijd, kilometerstand (start + eind), status (bezig / gepauzeerd / beëindigd), pauzes met tijdstippen. Stopte de app tijdens een open dienst, bijvoorbeeld door een lege batterij, dan meldt ze bij de volgende start sinds wanneer ze niet draaide; wij bewaren dat bij de dienst. Blijft een dienst open staan, dan stuurt het Platform u vanaf twaalf uur na de start om de zes uur een pushherinnering om ze af te sluiten. Sluit u ze niet af, dan kan het Platform ze automatisch beëindigen op het tijdstip van uw laatste activiteit (standaard na 48 uur, instelbaar per omgeving); eindlocatie en eindkilometerstand blijven dan leeg en de dienststaat vermeldt dat het einde is afgeleid. Bij de start van een dienst legt het Platform op die dienst ook het vergunningsgebied van uw taxibedrijf vast (dat de aanvrager kiest bij de inschrijving en dat TaxiBuddy achteraf kan rechtzetten, bv. Vlaanderen, Brussel of Wallonië; het bepaalt onder meer of ritten aan Chiron gemeld worden), en de gegevens zoals ze op de documenten van die dienst komen: uw voor- en achternaam, de nummerplaat en het voertuignummer, en de naam, het adres, het e-mailadres en het telefoonnummer van uw taxibedrijf. Zo blijven die documenten kloppen, ook als die gegevens later wijzigen. Een beheerder van uw taxibedrijf kan uw diensten per periode opvragen, met start- en eindadres, het aantal ritten, de afstand en de totale ritprijs (in de app onder Beheren → Diensten, met een filter per chauffeur), en er de dienststaat van downloaden.
e. Voertuig-/vergunningsgegevens (raadpleegbaar door Admins): nummerplaat, VIN, het voertuigidentificatienummer dat de vergunningverlenende gemeente aan het voertuig toekent (geen vergunningsnummer: dat bewaart de app niet), merk + model, toewijzing aan een driver-account.
f. Audit-/activiteitenlogs. Voor bewijsvoering en geschillenbeheer leggen wij vast wie welke statuswijziging heeft uitgevoerd (bv. onboarding, deactivatie, status van het bedrijf). Per logregel: actor-account-ID + rol, statuswijziging (van → naar), eventueel commentaar, tijdstip. Voert een medewerker van TaxiBuddy via onze back-office een wijziging uit, bijvoorbeeld aan uw account, dan leggen wij ook dat vast: welke medewerker, welk soort wijziging, het technische nummer van het gewijzigde record, de uitkomst en het tijdstip. De ingevoerde gegevens zelf staan niet in dat log.
g. Technische gegevens. De app verzamelt automatisch diagnostische telemetrie: apparaat- en OS-versie (voor compatibiliteits-debug), app-versie, crash-logs, performance-traces en app-navigatie (welke schermen geopend worden). Deze telemetrie is gekoppeld aan uw gebruikers-ID en rol, zodat wij bij een supportvraag of fout het probleem van een specifieke gebruiker kunnen onderzoeken (zie sectie 5 — Microsoft Application Insights). Wij gebruiken ze ook om de app te verbeteren: we zien bijvoorbeeld of een rondleiding of "Wat is er nieuw" bekeken of overgeslagen werd, hoe een helpartikel beoordeeld werd ("Hielp dit?") en wat de adres- en routeopvragingen bij Google per taxibedrijf kosten. Op uw toestel bewaart Application Insights daarvoor een willekeurig sessienummer (ai_session, in de lokale opslag van de app; het blijft na uitloggen staan) en houdt het nog niet verzonden telemetrie tijdelijk bij in de sessie-opslag van de app (zie sectie 7). Voor push-meldingen registreert de app daarnaast een push-registratietoken van uw toestel (zie sectie 5 — Google Firebase). Op onze server staat dat token bij uw account-ID, met het platform van uw toestel en het tijdstip waarop het laatst gebruikt werd. Bij uitloggen wist de app het token op uw toestel en meldt ze het bij onze server af; daar wordt het als afgemeld gemarkeerd, maar niet gewist (er is nog geen automatische opruiming). Geen reclame-identifiers. Wij gebruiken geen IDFA (iOS) of Android Advertising ID.
De push-meldingen die het Platform u stuurt, bewaren wij ook in het meldingencentrum van de app (Meldingen): titel, tekst, soort melding, tijdstip en of u ze gelezen heeft, ook als de melding uw toestel niet bereikte. Veegt u een melding weg, dan verdwijnt ze uit uw lijst; na 40 dagen wist het Platform ze automatisch. Van elke e-mail die het Platform u stuurt, houden wij een berichtenlog bij: het soort bericht, het onderwerp, de taal, het tijdstip, de afleverstatus, uw account-ID en uw e-mailadres in gemaskeerde vorm (hoogstens de eerste letter en het domein), zonder de inhoud van de e-mail. Dat log wordt nog niet automatisch opgeruimd.
h. Supportmeldingen. Meldt u via Profiel → Help een probleem of stelt u een vraag, dan bewaren wij: het gekozen onderwerp, de titel, uw beschrijving, tot drie schermafbeeldingen per bericht, de berichten die daarna heen en weer gaan, de status en de tijdstippen, en van wie de melding komt (uw account en uw taxibedrijf). De app stuurt daarbij automatisch technische gegevens mee: de app-versie, het platform (iOS of Android), de versie van het besturingssysteem, het toestelmodel (op iPhone of iPad enkel dat gegeven, op Android de modelcode), de taal van de app en, als u op dat moment een dienst open heeft staan, het technische nummer van die dienst. Geen locatie en geen IP-adres. Voegt u een schermafbeelding toe, dan verkleint de app die vóór het versturen en zet ze om naar JPEG; daarbij vallen de metadata van de afbeelding weg, zoals de plaats waar ze gemaakt werd. Onze medewerkers kunnen bij een melding een interne notitie schrijven; die ziet u niet. Een beheerder van uw taxibedrijf ziet uw meldingen niet.
4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
| Doel | Welke gegevens | Wie is controller? | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| U laten inloggen en uw rol toekennen | Account-gegevens | TaxiBuddy + uw taxibedrijf | Uitvoering contract — Art. 6(1)(b) |
| Ritten plannen, uitvoeren, afrekenen | Locatie + rit + shift + voertuig | Uw taxibedrijf | Uitvoering contract |
| Wettelijke rit-registratie bij Chiron (Vlaamse overheid), voor een taxibedrijf met een Vlaamse vergunning | Pasnummer + nummerplaat + locatie + tijdstippen + prijs | Uw taxibedrijf (TaxiBuddy = doorgever) | Wettelijke verplichting — Art. 6(1)(c) |
| Wettelijke rit- en dienstdocumenten volgens het vergunningsgebied van uw taxibedrijf: vervoerbewijs en dienststaat, in Wallonië de attestation de transport, de feuille de route en het platform van elke rit | Rit + shift + voertuig + locatie + uw naam en pasnummer | Uw taxibedrijf | Wettelijke verplichting van uw taxibedrijf, Art. 6(1)(c) |
| Werktijd-registratie (loonadministratie) | Shifts + pauzes | Uw taxibedrijf | Sociaal/arbeidsrecht |
| Push-meldingen versturen (operationele en facturatie-meldingen) en in het meldingencentrum tonen | Push-registratietoken + inhoud van de melding | TaxiBuddy + uw taxibedrijf | Uitvoering contract + gerechtvaardigd belang |
| Facturatie van het abonnement aan uw taxibedrijf | Bedrijfsgegevens + IBAN + bedragen | TaxiBuddy | Wettelijke verplichting (BTW, boekhouding) |
| App stabiel en veilig houden | Crash-logs + performance-data | TaxiBuddy | Gerechtvaardigd belang — Art. 6(1)(f) |
| De app verbeteren (bv. of rondleidingen en "Wat is er nieuw" bekeken worden, hoe helpartikels beoordeeld worden, wat opvragingen bij Google per taxibedrijf kosten) | Diagnostische telemetrie (§3g) | TaxiBuddy | Gerechtvaardigd belang, Art. 6(1)(f) |
| Beveiligingsincidenten detecteren en onderzoeken | Audit-logs + technische gegevens | TaxiBuddy + uw taxibedrijf | Gerechtvaardigd belang + wettelijke verplichting |
| Uw supportmeldingen beantwoorden en fouten in de app oplossen | Melding, berichten, schermafbeeldingen en de meegestuurde technische gegevens | TaxiBuddy | Gerechtvaardigd belang — Art. 6(1)(f), en uitvoering van het contract met uw taxibedrijf |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor:
- Marketing van TaxiBuddy of derden
- Profilering met juridische gevolgen
- Verkoop aan derden
- Geautomatiseerde beslissingen die uw arbeidsrelatie raken
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij geven uw gegevens door aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die ons helpen om het platform te laten draaien. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.
| Dienstverlener | Doel | Locatie | Safeguard |
|---|---|---|---|
| Auth0 (Okta) | Login, paswoord-beheer, rolcontrole | EU-tenant (Frankfurt) | Geen doorgifte buiten EER |
| Vercel Inc. | Hosting van onze interne back office, waarin onze medewerkers voor support uw account, ritten, diensten en supportmeldingen bekijken | EU-regio Frankfurt; Vercel Inc. is een Amerikaans bedrijf | EU-VS Data Privacy Framework |
| Microsoft Azure (incl. Application Insights) | Hosting, database, monitoring, performance-monitoring en crash-rapportering | EU (West Europe — Amsterdam) | Geen doorgifte buiten EER |
| Resend | Versturen van app-gerelateerde e-mails (uitnodiging, rit-tickets, betaalinstructies en -herinneringen, bevestiging van een verwijderingsverzoek, berichten over uw supportmelding) | Verzending vanuit een EU-regio; platform en support in de Verenigde Staten | EU-VS Data Privacy Framework + SCCs — zie sub-processorlijst SP-4 |
| OnFact (Infinwebs BV) | Facturatie van het taxibedrijf-abonnement | België (AWS Dublin) | Geen doorgifte buiten EER |
| Google Firebase Cloud Messaging | Aflevering van push-meldingen (registratietoken + inhoud van de melding) | Verenigde Staten | EU-VS Data Privacy Framework + SCCs |
| Apple Push Notification service | Aflevering van push-meldingen op iOS-toestellen | Verenigde Staten | SCCs |
| Capawesome Cloud (Genz IT Solutions GmbH, DE) | Over-the-air updates van de app (bundle delivery) | Duitsland (Hetzner) + Frankrijk (Scaleway) + Cloudflare CDN (VS) | DPA, EU-VS DPF + SCCs voor Cloudflare-doorgifte |
| Enable Banking Oy | Bank-koppeling: binnenkomende betalingen van uw taxibedrijf automatisch aan facturen koppelen (naam betaler, IBAN, mededeling) | Finland (EER) | Geen doorgifte buiten EER |
| Zoho Mail (Zoho Corporation) | Onze bedrijfsmailboxen info@ en privacy@: de e-mail die u ons stuurt of van ons ontvangt, onder meer over een supportmelding of een verwijderingsverzoek. Ook uw antwoord op een e-mail van het Platform komt hier binnen (die e-mails hebben info@taxibuddy.be als antwoordadres), en een verwijderingsverzoek uit de app wordt aan privacy@ gemeld met uw naam, uw e-mailadres en de naam van uw taxibedrijf | EU-datacenters (Nederland en Ierland) | SCCs voor supporttoegang vanuit India |
Voor een taxibedrijf met een Vlaamse vergunning verzenden wij daarnaast rit-data naar Chiron — het Vlaamse overheidssysteem voor rit-registratie van taxidiensten. Chiron is geen sub-processor: het is een aparte verwerkingsverantwoordelijke (overheid) met een eigen wettelijk regime. Voor een taxibedrijf met een vergunning in een ander gebied stuurt het Platform geen ritgegevens naar een overheidssysteem.
Voor het omzetten van coördinaten naar adressen en voor adres-autocomplete vraagt de app adressen rechtstreeks vanaf uw toestel op bij Google Maps Platform (Geocoding en Places; Google LLC, Verenigde Staten); Google ontvangt daarbij ook het IP-adres van uw toestel. Dat gebeurt al bij het openen van een scherm dat een locatie opneemt of voorstelt (het starten of beëindigen van een dienst, het beëindigen van een rit, het voorbereiden van een nieuwe rit), ook als u daarna annuleert. Voor de routeberekening stuurt onze server bij elke rit van minstens 50 meter (in vogelvlucht) het vertrek- en aankomstpunt samen naar Google (Routes), soms met het vertrekuur; heeft uw taxibedrijf een rittarief ingesteld, dan gebeurt dat ook bij de prijsschatting, nog voor er een rit bestaat. Google verwerkt die opvragingen als aparte verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen controller-voorwaarden, dus niet als sub-verwerker van ons; wij sturen daarbij geen namen, accounts of rit-ID's mee, enkel de punten, adressen of zoektekst zelf. Omdat de app die opvragingen rechtstreeks vanaf uw toestel doet, kan Google ze via het IP-adres aan elkaar koppelen, en voor de routeberekening krijgt Google vertrek- en aankomstpunt van een rit samen. De doorgifte naar de VS gebeurt onder het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
Wanneer u vanuit de app naar een bestemming navigeert, opent de app uw eigen navigatie-app (Google Maps, Waze of Apple Kaarten) met het bestemmingsadres. Die overdracht gebeurt op uw toestel, buiten onze systemen om, en valt onder het privacybeleid van de navigatie-app die u zelf kiest. Staat de gekozen navigatie-app niet op uw toestel, dan opent de app op een iPhone de App Store, zonder adres. Op Android opent de link met het bestemmingsadres (maps.google.com of waze.com) dan in de browser, of de Play Store als dat niet lukt.
Bij het openen laadt de app ook lettertypes (Manrope en IBM Plex Sans Arabic) rechtstreeks van Google Fonts (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com), al op het inlogscherm, en toont ze in de kop van de app en op uw profiel een standaard-profielafbeelding van ionicframework.com. Zoals bij elke webserver ontvangen die diensten daarbij uw IP-adres en de gegevens die de webweergave van de app meestuurt (user-agent: onder meer toesteltype en versie van het besturingssysteem). Wij sturen er zelf geen gegevens naartoe.
Voor de volledige lijst van externe partijen die TaxiBuddy gebruikt: zie onze Sub-processor lijst.
Wij delen uw gegevens niet met:
- Andere taxibedrijven dan dat van uzelf
- Marketing- of advertentienetwerken
- Derden voor commerciële doeleinden
6. App-permissies — wat vraagt de app op uw toestel?
| Permissie | Wanneer wordt ze gevraagd? | Wat doen we ermee? | Werkt zonder? |
|---|---|---|---|
| Locatie (chauffeurs-flows) | Bij het eerste gebruik van een locatie-actie: shift-start of -einde, rit-start of -einde, het voorbereiden van een nieuwe rit of de knop "Huidige locatie gebruiken" | Puntopnames vastleggen op het moment van de actie (zie §3b) | Ja. U kiest het adres dan zelf; wij bewaren de coördinaten van dat adres (zie §3b) |
| Netwerkverbinding | Continu — vereist voor communicatie met onze servers | Synchronisatie van data | Nee |
| Meldingen (push) | Bij het inloggen | Rit- en facturatiemeldingen tonen; bij uitloggen wordt het registratietoken afgemeld (zie §3g) | Ja — u mist dan wel operationele meldingen |
Wij vragen geen toegang tot:
- Bestandsopslag — PDF's (rit-tickets, facturen, documenten) worden in de afgeschermde app-cache voorbereid en via het deelvenster van uw toestel aangeboden; u kiest zelf waar u ze bewaart
- Camera en fotobibliotheek — de app vraagt die toegang niet. Voegt u bij een supportmelding een schermafbeelding toe, dan kiest u die zelf via de standaard bestandskiezer van uw toestel, en krijgt de app enkel de afbeeldingen die u aanduidt
- Microfoon
- Contacten
- Agenda
- SMS
- Reclame-identifiers (IDFA/AAID)
U kan de locatie-permissie op elk moment intrekken via uw besturingssysteem (iOS: Instellingen → TaxiBuddy → Locatie; Android: Instellingen → Apps → TaxiBuddy → Permissies). U kan daarna nog steeds shifts en ritten starten en beëindigen: de app vraagt u dan telkens het adres zelf te kiezen (zie §3b).
7. Wat slaat de app op uw toestel zelf op?
De app slaat lokaal een beperkte set gegevens op om offline gebruik en snelle login mogelijk te maken. Behalve de PDF's en de wachtrij staat alles hieronder in de opslag van de webweergave (WebView) waarin de app draait, niet in een aparte beveiligde opslag van het toestel:
- Sessie-tokens van de identity-provider (Auth0) in de lokale app-opslag — om u ingelogd te houden tussen sessies; bij uitloggen worden ze verwijderd
- Taalvoorkeur en uw instelling "Tarief automatisch berekenen"
- Recente bestemmingen — maximaal vier zelf gekozen ophaal- of afzetpunten (met adres), alleen op uw toestel, om een volgende rit sneller in te geven
- Uw kennisname van deze privacyverklaring (het versienummer waarmee u akkoord ging)
- Rondleidings-status — welke in-app rondleidingen u al zag (per account), zodat ze niet telkens opnieuw starten
- "Wat is er nieuw"-status: welke uitleg over een nieuwe versie u al zag (per account), zodat ze niet opnieuw verschijnt
- Laatst gekozen platform: bij een taxibedrijf met een Waalse vergunning onthoudt de app per taxibedrijf het platform van uw vorige rit, om het bij de volgende rit voor te stellen
- Telemetrie: een willekeurig sessienummer van Application Insights (
ai_session) en, tot ze verzonden is, de nog niet verzonden telemetrie in de sessie-opslag van de app - Wachtrij van registraties: registraties zoals de start en stop van een dienst, pauze of rit, met hun tijdstip, locatie en kilometerstand, tot de server ze ontvangen heeft; zolang een dienst openstaat ook welke dienst dat is en wanneer de app het laatst draaide (sectie 3d). Ze staan in een aparte databank van de app, buiten de back-ups van het toestel
- Kopieën van PDF's die u in de app opent of deelt (vervoersbewijzen, dienststaten, facturen en andere documenten), in de afgeschermde cache van de app. De app wist die kopieën niet zelf; het besturingssysteem ruimt de cache op wanneer het dat nodig vindt, bijvoorbeeld bij plaatsgebrek
De app gebruikt geen tracking-cookies en geen analytics-cookies. De diagnostische telemetrie (sectie 3g) zet geen cookies, maar bewaart wel het sessienummer en de nog niet verzonden telemetrie die hierboven staan.
Wanneer u uitlogt, wist de app de gegevens van uw account die ze in het geheugen bijhield, de sessie-tokens en de recente bestemmingen. De taalvoorkeur, de tariefinstelling, uw kennisname van deze verklaring, de rondleidings- en "Wat is er nieuw"-status, het laatst gekozen platform en het telemetrie-sessienummer blijven op het toestel staan. Die bevatten geen accountgegevens, buiten het account-ID waaraan kennisname, rondleidings- en "Wat is er nieuw"-status gekoppeld zijn en het ID van het taxibedrijf bij het laatst gekozen platform. Ook de PDF-kopieën in de cache blijven staan tot het besturingssysteem ze opruimt.
Bij het verwijderen van de app wist het besturingssysteem de gegevens van de app op uw toestel, ook de cache; wat u zelf via het deelvenster bewaard of gedeeld heeft, blijft bestaan. Op Android staat de app de standaard back-up van Android toe, met de wachtrij als enige uitzondering: gebruikt u die back-upfunctie, dan kunnen gegevens van de app, zoals de opslag hierboven met de sessie-tokens, in een back-up van uw toestel terechtkomen en zo ook na het verwijderen van de app bewaard blijven.
8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Onderstaand een vereenvoudigde tabel. Het volledige interne retentie-beleid is op redelijk verzoek raadpleegbaar via privacy@taxibuddy.be.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Driver-account (na uitdiensttreding) | 7 jaar identificeerbaar (naam, contactgegevens, pasnummer), zolang de rit- en shiftrecords waaraan uw account gekoppeld is bewaard moeten worden (boekhoudkundige verantwoording van uw taxibedrijf; dekt ook de 5 jaar sociale documenten van uw werkgever). Daarna worden uw identificatiegegevens gewist en blijft enkel een technisch nummer, tot de laatste gekoppelde rit na 10 jaar verdwijnt |
| Admin-account (na opzeg) | 7 jaar identificeerbaar, daarna gewist zoals bij chauffeurs |
| Rit-data met GPS (volledig) | 7 jaar — Boekhoudwet |
| Rit-data na 7 jaar: zonder locatie- en passagiersgegevens en zonder de op de rit bewaarde naam en het pasnummer van de chauffeur; enkel nog een technische koppeling aan uw account | jaar 7 → jaar 10 |
| Werktijd-/shift-gegevens | 7 jaar volledig (met start- en eindlocatie en de bij de start vastgelegde naam van de chauffeur), daarna zonder locaties en zonder die naam tot 10 jaar |
| Klant-/passagier-contactgegevens | 7 jaar na laatste rit — Boekhoudwet; daarna geanonimiseerd tot 10 jaar (verjaring) |
| Facturen (TaxiBuddy → uw taxibedrijf) | 10 jaar — BTW-wet |
| Audit-logs van statuswijzigingen en van wijzigingen door onze medewerkers | 10 jaar — verjaring |
| Supportmeldingen, berichten en schermafbeeldingen | Nog geen vaste termijn en nog geen automatische verwijdering: wij verwijderen ze op uw verzoek of samen met uw account. Voorgestelde termijn: 6 maanden na het laatste bericht in de melding |
| Meldingen in het meldingencentrum van de app | 40 dagen na het versturen, daarna automatisch gewist |
| Berichtenlog van de e-mails die het Platform u stuurt (zonder inhoud, met gemaskeerd e-mailadres) | 10 jaar na verzending (bewijs van kennisgeving); nog geen automatische opruiming |
| Push-registratietoken | Zolang u ingelogd bent; na uitloggen blijft het als afgemeld bewaard, nog zonder automatische opruiming |
| Performance- en crash-logs (Application Insights) | 90 dagen |
| Al uw gegevens bij het einde van het contract van uw taxibedrijf met TaxiBuddy | Export en/of verwijdering volgens de verwerkersovereenkomst: 90 dagen ophaaltermijn voor uw taxibedrijf, daarna verwijdering binnen 30 dagen; enkel de facturatie- en contractgegevens van het taxibedrijf zelf blijven bij ons |
Voor uw account hanteren wij een soft-delete: een verwijderd account is niet langer bruikbaar, maar blijft in onze databank staan zolang het niet definitief verwijderd is. Een herstelfunctie is er niet; een foutieve verwijdering kan enkel rechtstreeks in de databank rechtgezet worden. Definitieve verwijdering of anonimisering gebeurt volgens ons interne retentiebeleid; gegevens die wettelijk niet verwijderd mogen worden (bv. rit-records voor de boekhouding) worden daarbij geanonimiseerd, niet bewaard met uw naam. Vraagt u zelf de verwijdering van uw account (zie sectie 11), dan wissen wij de identificatiegegevens van uw account. Uw naam op uw ritten en diensten en uw pasnummer op uw ritten blijven staan tot die ritten en diensten na zeven jaar geanonimiseerd worden.
9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:
- Versleuteling tijdens transport: alle communicatie tussen de app en onze servers via HTTPS (TLS 1.2 of hoger)
- Versleuteling in opslag: databases bij Microsoft Azure gebruiken transparante data-encryptie (TDE)
- Token-gebaseerde authenticatie: elke ingelogde request wordt geverifieerd
- Multi-tenant data-isolatie: een gebruiker van bedrijf A kan technisch geen data zien van bedrijf B
- Toegangsbeperking back-office: enkel onze geautoriseerde medewerkers hebben toegang voor support; elke wijziging die zij daar uitvoeren, wordt gelogd
- PII-filter op de server: in productie haalt de server e-mailadressen en Belgische IBAN-, btw- en telefoonnummers uit zijn logregels en monitoringgegevens voordat ze opgeslagen worden; foutmeldingen en hun stacktrace worden niet gefilterd. De app zelf heeft geen filter: bij een mislukte aanvraag aan de server stuurt ze onder meer de volledige URL van die aanvraag naar Application Insights, met eventuele zoektermen (bv. een naam of adres waarop u zocht)
- Soft-delete: een verwijderd account blijft in de databank staan tot het definitief verwijderd of van identificatiegegevens ontdaan is, zodat een foutieve verwijdering nog rechtgezet kan worden (enkel rechtstreeks in de databank; een herstelfunctie is er niet)
- Back-ups: Azure SQL Point-in-Time Restore (35 dagen voor productie)
Geen enkel systeem is volledig waterdicht. Indien er ooit een datalek zou plaatsvinden waarbij uw gegevens betrokken zijn, informeren wij uw taxibedrijf binnen 72 uur na onze interne bevestiging, zodat het zijn eigen meldplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (Art. 33 GDPR) en — bij hoog risico — aan u kan nakomen. Voor de beperkte verwerkingen waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn (zie §2), melden wij zelf aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur en informeren wij u rechtstreeks bij hoog risico.
10. Welke rechten heeft u?
Onder de GDPR heeft u de volgende rechten over uw persoonsgegevens:
| Recht | Wat het betekent |
|---|---|
| Recht op inzage (Art. 15) | U kan opvragen welke gegevens wij over u hebben |
| Recht op rectificatie (Art. 16) | U kan onjuiste gegevens laten corrigeren |
| Recht op verwijdering (Art. 17, "recht op vergetelheid") | U kan vragen om uw gegevens te wissen, behalve waar wettelijke bewaarplicht dit blokkeert (bv. ritten in boekhouding) |
| Recht op beperking (Art. 18) | U kan vragen om uw gegevens tijdelijk niet verder te verwerken |
| Recht op overdraagbaarheid (Art. 20) | U kan een kopie krijgen van uw gegevens in een machine-leesbaar formaat |
| Recht op bezwaar (Art. 21) | U kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang |
| Recht om klacht in te dienen | U kan klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie sectie 12) |
11. Hoe oefent u uw rechten uit?
Eerste route — via uw taxibedrijf (controller): voor het overgrote deel van de data in de app is uw taxibedrijf de verantwoordelijke. Wend u tot uw Admin of de zaakvoerder van uw taxibedrijf. Zij kunnen veel van de gegevens rechtstreeks in de app aanpassen of laten aanpassen.
Tweede route — rechtstreeks via TaxiBuddy: indien uw verzoek de TaxiBuddy-platformverwerkingen raakt (login, beveiliging, monitoring, uw supportmeldingen), of indien uw taxibedrijf niet reageert, kan u rechtstreeks bij ons terecht:
- E-mail: privacy@taxibuddy.be
- Vermeld: welk recht u wil uitoefenen, op welke gegevens, en hoe wij uw identiteit kunnen verifiëren (bv. antwoord vanuit het e-mailadres dat u in de app gebruikt)
Uw account laten verwijderen vanuit de app: onder Profiel → Persoonlijke informatie → Account verwijderen vraagt u zelf de verwijdering van uw account aan. Uw account wordt dan meteen geblokkeerd en u wordt afgemeld; u krijgt een ontvangstbevestiging per e-mail en wij krijgen een melding op privacy@taxibuddy.be. De verwijdering zelf voeren wij daarna manueel uit, zoals beschreven op de pagina Account verwijderen.
Wij behandelen uw verzoek binnen één maand na ontvangst. Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen — wij brengen u daarvan op de hoogte binnen de eerste maand. Er zijn geen kosten verbonden, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.
12. Klacht indienen bij de toezichthouder
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- Tel: +32 2 274 48 00
- contact@apd-gba.be
- gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij raden aan om eerst contact op te nemen met uw taxibedrijf of met ons (privacy@taxibuddy.be) zodat wij eventuele zorgen direct kunnen aanpakken, maar u bent uiteraard niet verplicht om dat te doen.
13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op deze privacyverklaring en op alle verwerking die wij hierin beschrijven, is het Belgisch recht van toepassing, aangevuld met de rechtstreeks toepasselijke Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Voor geschillen die niet via onderlinge afspraak of via de Gegevensbeschermingsautoriteit opgelost geraken, zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen bevoegd. Dit doet geen afbreuk aan uw recht als betrokkene om een vordering in te stellen bij de rechtbanken van de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft (Art. 79(2) GDPR).
14. Wijzigingen aan deze verklaring
Wanneer wij deze privacyverklaring wijzigen, passen wij het versie-nummer en de datum bovenaan deze pagina aan. Voor significante wijzigingen (zoals nieuwe verwerkingsdoelen, nieuwe sub-processors of nieuwe permissies) tonen wij de bijgewerkte verklaring opnieuw in de app, met de vraag om kennisname.