Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons via notre site public taxibuddy.be (y compris les formulaires d'onboarding), pourquoi nous les utilisons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

Cette politique ne s'applique pas à :

• L'utilisation de l'app mobile TaxiBuddy par les chauffeurs et administrateurs connectés. Voir la politique de confidentialité de l'app.
• Les cookies en détail. Nous renvoyons pour cela à notre Déclaration cookies.
• Le traitement que nous effectuons pour le compte d'une société de taxi cliente (données des chauffeurs, des courses et des passagers dans la plateforme). Dans ce cas, c'est la société de taxi elle-même qui est responsable, et nous traitons sur la base d'un contrat de sous-traitance (DPA).

Les données que nous traitons sur nos clients en tant que responsable du traitement — la demande d'onboarding ainsi que la relation client et la facturation après le contrat — relèvent bien de la présente déclaration (voir section 3).

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) parce que notre organisation n'y est pas légalement tenue : nos activités de base ne comprennent ni suivi régulier et systématique à grande échelle de personnes concernées, ni traitement à grande échelle de catégories particulières de données (art. 37 RGPD).

Notre personne de contact interne pour la vie privée est le gérant Jarno Cools. Toutes les questions, demandes et notifications liées à la vie privée peuvent être envoyées à privacy@taxibuddy.be.

a. Informations techniques lors de votre visite. Pour prévenir les abus de notre site et de nos formulaires, nos serveurs traitent brièvement votre adresse IP pour la limitation du débit (rate-limiting : limiter le nombre de requêtes par visiteur). Cela se fait uniquement dans la mémoire de travail du serveur ; l'adresse IP n'est pas enregistrée ailleurs ni liée à votre demande. (Une exception : lors de l'acceptation du contrat, nous enregistrons bien l'adresse IP, comme élément de preuve — voir le point e ci-dessous.) En outre, nos hébergeurs conservent des journaux d'accès standard de courte durée (voir section 5).

b. Formulaire de demande d'onboarding (sociétés de taxi). Quand vous introduisez en tant que société de taxi une demande d'onboarding (avant qu'il y ait un contrat), nous traitons :

• Nom de la société
• Numéro de TVA ou numéro BCE
• Adresse de la société
• Nom, e-mail et numéro de téléphone de la personne de contact
• Préférence linguistique
• IBAN du compte bancaire de votre société de taxi (pas le compte depuis lequel vous nous payez) : il figure parmi les données de votre société dans l'app, dans les données de chaque course et sur votre relevé mensuel des transactions
• La commune qui délivre votre licence IBP, et si vous conduisez vous-même
• Facultativement, les données d'un véhicule (plaque d'immatriculation, numéro de châssis, marque, modèle et l'identifiant du véhicule figurant sur votre licence). Si vous démarrez une nouvelle société de taxi, elles figurent sur vos documents de test pour la commune ; si vous indiquez la plaque d'immatriculation, le numéro de châssis, la marque et le modèle, nous créons aussi avec ces données votre premier véhicule dans l'app lors de l'activation
• Votre identité de connexion dès que vous créez un compte pour poursuivre la demande (via Auth0, notre fournisseur d'identité — voir section 5)
• Informations sur le statut de votre demande (en cours d'examen, approuvée, etc.)
• Le suivi interne par nos collaborateurs : notes et étiquettes relatives à votre demande, et le motif lorsque nous mettons une demande en attente parce que nous n'en attendons plus d'activation

Lors de la saisie, nous vérifions le numéro d'entreprise indiqué auprès de VIES, le service public de validation de la TVA de la Commission européenne, afin de pré-remplir correctement les données de votre société. Seul le numéro est transmis à VIES.

c. Détection de bots sur les formulaires. Sur le formulaire d'onboarding, nous utilisons Google reCAPTCHA v3 pour distinguer les demandes automatisées (bots) des vrais visiteurs. reCAPTCHA collecte à cet effet, même sans que vous cliquiez sur quoi que ce soit, des informations techniques limitées comme votre adresse IP, l'empreinte de votre navigateur et le comportement de souris ou de frappe sur la page.

d. Cookies et analyse. Pour la liste détaillée des cookies que nous déposons, consultez notre Déclaration cookies. En bref : cookies essentiels (choix cookies, gestion de session) sans consentement ; Google Analytics 4 uniquement après votre consentement explicite via la bannière cookies — sans consentement, le script de Google n'est même pas chargé. Avec ce consentement, Google Analytics reçoit aussi l'ID de votre demande lorsque vous l'introduisez avec succès, ainsi que, lors de l'activation de votre abonnement, le montant facturé et une référence de transaction.

e. Relation client et facturation (après activation de votre abonnement). Si votre demande débouche sur un contrat, nous traitons, en tant que responsable du traitement, les données nécessaires pour gérer la relation client et facturer :

• Données de la société et de contact (nom de la société, adresse, numéro d'entreprise, personne de contact avec e-mail et téléphone)
• Données d'abonnement et de facturation : factures, montants, statut de paiement, communications structurées (OGM), rappels de paiement, mises en demeure et notifications légales
• Données des transactions bancaires des paiements entrants sur notre compte — nom du payeur, IBAN, communication, montant et date — que nous récupérons via notre connexion bancaire pour rapprocher automatiquement les paiements des factures
• Changements de statut et journaux d'audit de votre compte client (qui a fait quoi, quand)
• Notes internes de nos collaborateurs relatives à votre dossier client
• Preuve de l'acceptation du contrat : lorsque vous acceptez les Conditions générales et le contrat de sous-traitance, nous enregistrons le nom du signataire, la signature apposée (sous forme d'image), l'horodatage, l'adresse IP d'où provient l'acceptation et les versions des documents acceptés ; ces données figurent aussi dans le contrat signé (PDF) et dans le journal d'audit de votre compte client
• Une copie complète des e-mails importants que nous vous envoyons au sujet de votre contrat : la confirmation de votre signature, les notifications de modifications de nos conditions, les rappels de paiement, les mises en demeure, la suspension et la réactivation de votre abonnement et la confirmation d'une résiliation ou d'une fin du contrat. Nous conservons l'adresse à laquelle l'e-mail a été envoyé, l'objet, le contenu et les pièces jointes tels qu'ils ont été envoyés, ainsi que le moment où votre serveur de messagerie a accepté l'e-mail

Ces données sont des données à caractère personnel lorsque le client est une personne physique (entreprise individuelle), et dans la mesure où elles identifient une personne physique (comme la personne de contact ou un payeur).

f. Contact via WhatsApp. À plusieurs endroits du site et de l'onboarding, vous pouvez nous joindre via WhatsApp : pour poser des questions, pour envoyer la preuve de paiement de votre première facture, ou pour nous faire savoir que vous souhaitez être informé lorsque TaxiBuddy sera disponible dans votre région. Nous traitons alors votre numéro de téléphone, votre nom tel que vous l'affichez dans WhatsApp, le contenu de la conversation et les pièces jointes que vous envoyez. Nous utilisons une preuve de paiement uniquement pour rapprocher votre paiement de la facture. WhatsApp est un service de Meta Platforms Ireland Limited, qui traite votre numéro de téléphone et vos données d'utilisation en tant que responsable du traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité (voir section 5).

g. Avis sur notre page d'accueil. Sur la page d'accueil, nous affichons quelques avis publics sur l'app TaxiBuddy provenant de l'App Store et de Google Play : le texte, le nombre d'étoiles, la date et le nom sous lequel l'auteur a publié l'avis dans le store. Nous avons repris ces données du store, avec la référence de l'avis dans celui-ci, et les avons intégrées de manière fixe dans le code de notre site ; lors de votre visite, rien n'est demandé à Apple ou à Google à cet effet. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) : montrer aux visiteurs ce que les utilisateurs disent de l'app. Si vous êtes l'auteur et ne souhaitez plus figurer sur notre site, envoyez un e-mail à privacy@taxibuddy.be ; nous retirerons alors votre avis.

Nous n'utilisons pas vos données pour :

• Le profilage
• La revente à des tiers
• Des campagnes marketing externes en dehors de TaxiBuddy lui-même

La plateforme prend toutefois une décision automatiquement : si une facture reste impayée après notre mise en demeure, elle suspend votre abonnement (article 10.7 des Conditions générales). Vous pouvez toujours demander qu'un collaborateur réexamine cette suspension, faire valoir votre point de vue ou la contester via info@taxibuddy.be.

Nous ne transmettons vos données qu'à des prestataires de services soigneusement sélectionnés qui nous aident à faire fonctionner le site et nos services. Nous avons signé un contrat de sous-traitance avec chacun d'eux.

Le numéro d'entreprise indiqué est vérifié lors de l'onboarding auprès de VIES (Commission européenne) — un service public de validation, pas un de nos sous-traitants.

Si votre société de taxi est titulaire d'une licence flamande, nous testons pendant l'onboarding votre connexion à Chiron, le système de l'autorité flamande pour l'enregistrement des courses de taxi. Nous utilisons pour cela les identifiants Chiron que vous saisissez. Si vous démarrez une nouvelle société de taxi, nous envoyons dans ce cadre quelques courses de test vers l'environnement de test de Chiron, avec des données fictives de véhicule et de chauffeur, mais avec le numéro d'entreprise et le nom de votre société. Chiron n'est pas un de nos sous-traitants, mais un responsable du traitement distinct (autorité publique) avec son propre régime légal.

Sur les pages d'instructions Chiron de l'onboarding, nous affichons en outre une vidéo d'instructions de l'autorité flamande qui se charge directement depuis assets.vlaanderen.be ; lorsque vous consultez cette page ou cette vidéo, ce service reçoit — comme tout serveur web — votre adresse IP et les données de votre navigateur. Nous n'y envoyons nous-mêmes aucune donnée.

Si vous nous contactez via WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp) traite, en tant que responsable du traitement distinct, votre numéro de téléphone ainsi que vos données d'appareil et d'utilisation selon la politique de confidentialité de WhatsApp ; le contenu des messages est chiffré de bout en bout. Pour le transfert vers les États-Unis, Meta s'appuie sur l'EU-US Data Privacy Framework et sur des clauses contractuelles types. Nous n'utilisons pas WhatsApp à des fins de marketing.

Si une facture reste impayée après notre mise en demeure, nous pouvons confier le recouvrement au bureau de recouvrement TCM Belgium SA (Industriepark 6, 3300 Tienen). TCM reçoit alors ce qui est nécessaire pour recouvrer les factures impayées : le nom, l'adresse, le numéro de TVA, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de votre entreprise, les factures impayées, nos mises en demeure, un aperçu du service fourni, les pièces qui étayent la créance (comme des e-mails concernant la facture ou une résiliation) et la preuve que vous avez accepté les Conditions générales (nom du signataire, signature, date et heure, adresse IP). TCM ne réclame que le montant des factures et traite ces données en tant que responsable du traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité sur tcm.be. Si un dossier doit malgré tout être porté devant le juge, un avocat ou un huissier de justice reçoit également ces données.

Pour une liste complète de toutes les parties externes auxquelles TaxiBuddy fait appel (y compris dans notre plateforme SaaS), consultez notre Liste des sous-traitants.

Nous ne partageons pas vos données avec :

• Des plateformes marketing ou réseaux publicitaires
• D'autres sociétés de taxi ou plateformes
• Des tiers à des fins commerciales

Nous pouvons être obligés de partager vos données avec des autorités compétentes en cas de demande légale (police, tribunal, fisc).

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle nous les avons collectées.

Pour notre politique de rétention complète pour la plateforme SaaS, un résumé est disponible sur demande via privacy@taxibuddy.be.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement en transit : toute communication avec taxibuddy.be passe par HTTPS (TLS 1.2 ou supérieur)
• Chiffrement en stockage : les bases de données chez Microsoft Azure utilisent le chiffrement transparent (TDE)
• Restriction d'accès : seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail ont accès à vos données
• Minimisation des données : l'adresse IP utilisée pour la prévention des abus reste en mémoire de travail et n'est pas enregistrée ; ce n'est que lors de l'acceptation du contrat que nous enregistrons l'adresse IP comme preuve (voir sections 3e et 6)
• Journalisation et surveillance : les comportements suspects sont détectés et analysés
• Évaluation périodique : nos mesures de sécurité sont évaluées au moins une fois par an

Aucun système n'est totalement étanche. Si une fuite de données impliquant vos données devait un jour se produire, nous la signalons à l'Autorité belge de protection des données dans les 72 heures et, en cas de risque élevé pour vous, également directement à vous.

Sous le RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Envoyez-nous un e-mail à privacy@taxibuddy.be avec :

• Quel droit vous souhaitez exercer
• Sur quelles données porte votre demande
• Une manière de vérifier votre identité (par ex. réponse depuis l'adresse e-mail que vous avez utilisée chez nous)

Nous traitons votre demande dans un délai d'un mois après réception. Pour les demandes complexes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois maximum. Nous vous en informons dans le premier mois.

L'exercice de vos droits ne donne lieu à aucun frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées ou excessives.

Vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données :

• Autorité de protection des données (APD)
• Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
• Tél. : +32 2 274 48 00
• contact@apd-gba.be
• autoriteprotectiondonnees.be

Nous vous recommandons de nous contacter d'abord (privacy@taxibuddy.be) afin que nous puissions traiter directement vos éventuelles préoccupations, mais vous n'y êtes évidemment pas obligé.

Cette politique de confidentialité et tous les traitements que nous y décrivons sont soumis au droit belge, complété par le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) d'application directe.

Pour les litiges qui ne peuvent être réglés à l'amiable ou via l'Autorité de protection des données, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire d'Anvers, division Malines, sont compétents. Cela ne porte pas atteinte à votre droit, en tant que personne concernée, d'introduire une action devant les juridictions de l'État membre de votre résidence habituelle (art. 79(2) RGPD).

Lorsque nous modifions la présente déclaration de confidentialité, nous adaptons le numéro de version et la date en haut de cette page ; la version en vigueur figure toujours sur cette page. Si vous êtes client de TaxiBuddy, nous informons par e-mail la personne de contact enregistrée chez nous des modifications significatives qui touchent la relation client (section 3e), comme de nouvelles finalités de traitement ou de nouvelles catégories de destinataires.